Любой шаг деятельности компании подкрепляется документально. Создается документ посредством компьютера. Для ознакомления, рассмотрения, внедрения производственной программы, о которой повествует документ, нужно его распечатать размножить, передать сотрудникам, заказчикам или поставщикам.

Цепочка - длинная, запутанная, рабочий процесс при этом замедляется. Значительно упростить задачи позволяет внедрение системы электронного документооборота. Благодаря системному продукту информация подвергается управлению, пока она является актуальной. О том, как внедрить систему у себя в компании, можно на docspace.ru/solutions/edo/. Управлению на стадии жизненного цикла подлежат документы организационно-распорядительного характера, договора, служебные записки, внутренняя документация фирмы, исходящая и входящая документация.

            Воспользовавшись программным продуктом, обеспечивающим ЭДО электронный документооборот от docspace.ru нужно произвести ряд процедур с документацией. Каждому документу присваивается регистрационный номер, описываются его реквизиты в соответствии с законодательством. За каждым документом закрепляется отвечающее лицо.

Установив на компьютер программу электронного документооборота, сотрудники освобождаются от лишней работы: распечатывать, ксерокопировать документ не требуется. Достаточно переправить его по системе сотруднику, заказчику. В системе можно вносить поправки в документ, найти искомый договор, акт и т.д. Посредством программы можно назначать задания работникам, высылать им уведомления.

Система электронного документооборота дополняется инструментами, технологиями, которые отвечают за сохранность корпоративной информации, позволяют ее сканировать. Усовершенствованную программу в этом случае называют ЕСМ-системой.

Назначение СЭД. Закладывая в корпоративные компьютеры программу документооборота, владелец компании получает множество преимуществ. Найти искомую информацию в папках компьютера достаточно сложно, поскольку речь идет об обширном объеме данных. В системе пользователь вводит реквизиты документа, название, и сразу находит его. Это удобно при телефонных переговорах с поставщиками, клиентами. Программа извещает, выполнены ли ваши указания сотрудниками. Наконец, стопки бумаг не пылятся на столе и на полках.